Raflar boşalıyor, belgeler ekrana taşınıyor

İzmir’de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakı elektronik ortama aktarıyor.

İzmir’de geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakı elektronik ortama aktarıyor. Belediye iştiraklerinde başlayan uygulamanın kamu kurumlarına yayılması hedefleniyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ve büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yüküne çözüm sunmak amacıyla geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi’ni kullanıma sundu. Fiziksel arşivlerde yaşanan belge kaybı riski, depolama alanı ihtiyacı ve erişim zorluklarını ortadan kaldırmayı hedefleyen sistem, kurumların arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyarak iş süreçlerini hızlandırıyor.

İlk uygulama kendi arşivlerinde yapıldı
Proje kapsamında ilk olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin fiziksel arşivleri dijitalleştirildi. Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak dijital ortama aktarıldı, indeksleme çalışmaları tamamlandı ve kullanıcıların ihtiyaç duyduğu evraklara saniyeler içerisinde ulaşabileceği bir altyapı oluşturuldu. Dijitalleşme sayesinde fiziksel belgelerin yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaltıldı. Belge arama, erişim ve paylaşım süreçlerinin hızlanmasıyla iş gücü ve zaman tasarrufu sağlandı.

Kağıt tüketimini azaltıyor
Sistem, evrakların fotokopi çekilerek farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırıyor. Belgelerin güvenli şekilde dijital ortamda paylaşılabilmesi sayesinde kağıt tüketiminin azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunmasına katkı sağlanması hedefleniyor. Bu yönüyle proje, yalnızca kurumsal verimliliği artırmakla kalmıyor, çevresel sürdürülebilirliğe de destek veriyor.

Belediye iştiraklerinde yaygınlaşıyor
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemi İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunmaya başladı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de sistemin uygulanması planlanıyor. Böylece belediye bünyesindeki farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yönetilmesi hedeflenirken, ilerleyen süreçte belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden yararlanması amaçlanıyor.

Belgeler saniyeler içinde bulunabiliyor
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, yalnızca belge tarama hizmeti sunmuyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor. Kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Sistem ayrıca mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştiriliyor.

On binlerce sayfa kısa sürede dijital ortama aktarılıyor
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen sistem, web tabanlı yönetim ekranları ile toplu tarama süreçlerini bir araya getiriyor. Böylece on binlerce sayfalık arşivler kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşümü hızlandırmayı, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı hedefliyor.

Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı