Arşiv Odası Düzenlemede Çelik Raf Sistemleri Rehberi

Arşiv odası, kurumun geçmiş kayıtlarını fiziksel olarak sakladığı ve düzenli erişim beklediği alandır. Buradaki düzen ahşap dolaplarla değil, kat seviyesi planlanabilen çelik arşiv rafı üniteleriyle kurulur. İlk adım saklanacak klasör ve arşiv kutusu miktarını saymaktır. Ardından oda ölçüsü, kapı yönü ve koridor genişliği yerleşim planına çıkarılır. Bu üç veri gereken ünite sayısını belirler.

Raffar arşiv rafı ürünleri 3 ile 7 kat arasında seçenek sunar ve galvaniz kaplamalı çelik profilden üretilir. Tekli ünite tek başına durur; 2li, 3lü, 4lü ve 5li birleşik üniteler ise duvar boyunca kesintisiz bir hat oluşturur. Küçük bir ofis arşivi tek çelik raf ünitesiyle çözülebilir. Daha büyük ölçekte birleşik hatlar tercih edilir. Kat sayısı klasör yüksekliğine ve tavan yüksekliğine göre belirlenir.

Arşiv Odasında Raf Kurgusu Nereden Başlar?

Kurgu, arşiv odasının en uzun duvarını referans almakla başlar. Raf sırası duvara paralel dizilir, orta alan koridor olarak bırakılır. Klasörlerin sık kullanıldığı birim rafları kapıya yakın konumlanır. Yılda birkaç kez açılan eski evrak arka bölüme alınır ve günlük erişim mesafesi kısalır.

Oda içinde iki raf sırası karşılıklı kurulacaksa aradaki geçiş alanı önceden belirlenir. Klasör çekip yerine koyan bir çalışanın koridorda rahat dönebilmesi gerekir. Dar bırakılan ara, dolu bir arşiv kutusu taşınırken zorlanmaya yol açar. Hat adedi, oda genişliğinden bu pay düşülerek bulunur. Sayım tablosu, satın alma öncesinde gereken ünite adedini netleştirir.

Evrak Hacmi Ve Klasör Sayısı Nasıl Ölçülür?

Sayım, mevcut dolaplardaki klasörlerin sırt ölçüsü toplanarak yapılır. Bir raf katının kaç klasör aldığı bu ölçüden çıkar ve toplam adet kat kapasitesine bölünür. Yıllık evrak artışı da hesaba eklenir, aksi halde ünite ilk yılda dolar. Arşiv için üretilen çelik raf sistemleri arasından seçim yapılırken bu artış payı gözetilir.

• Mevcut klasör ve arşiv kutusu adedini her birim için ayrı listeleyin
• Bir yıllık evrak artışını sayıma oran olarak ekleyin
• Ağır dosyaların hangi birime ait olduğunu krokide işaretleyin
• Odanın kapı, pencere ve priz konumlarını plana geçirin

Çelik Arşiv Rafında Kat Sayısı Seçimi

Kat sayısı 3 ile 7 arasında değişir ve seçimi tavan yüksekliği sınırlar. Alçak tavanlı ofis odalarında 4 ya da 5 kat yeterli olur. Yüksek tavanlı arşiv bölümlerinde 6 ve 7 katlı üniteler dikey alanı sonuna kadar kullanır. Üst katlara nadiren açılan eski evrak yerleştirilir. Basamak kullanmadan ulaşılabilen son raf katı, günlük klasörler için sınır kabul edilir.

Tekli Ünite Mi Birleşik Ünite Mi Kurulmalı?

Tekli ünite bağımsız durur ve tek noktada sınırlı klasör ile evrak tutmak için seçilir. Birleşik üniteler ortak ayak profilini paylaşarak yan yana uzar ve duvar boyunca tek hat oluşturur. 2li kurguyla başlayan hat 5li seçeneğe kadar genişler ve duvar boyunu boş bırakmadan doldurur. Birim sayısı arttıkça birleşik kurgu daha derli toplu görünür. Oda ileride bölünecekse tekli üniteler taşıma kolaylığı açısından değerlendirilir.

• Tekli ünite, ayrı odada duran küçük birim arşivi için planlanır
• 2li ve 3lü birleşik ünite, orta ölçekli birim arşivinde duvar hattını kapatır
• 4lü ve 5li birleşik ünite, uzun duvarda kesintisiz raf yüzeyi oluşturur
• Ortak ayak kullanıldığı için birleşik hatta toplam ayak sayısı azalır

Arşiv Kutusu Ve Klasör Yerleşim Planı

Klasör ve arşiv kutusu aynı raf katında karışık durduğunda erişim yavaşlar. Klasörler dik, kutular yatay durduğu için gereken kat aralığı da ayrışır. Klasör katları göz hizasına yakın tutulur. Dolu arşiv kutusu ağırlık kazandığından alt seviyelere indirilir ve yük odanın tabanına yakın toplanır.

Etiketleme planı yerleşim planıyla birlikte kurulur. Her kat için birim kısaltması ve yıl bilgisi taşıyan kısa bir kod belirlenir. Aynı kod klasör sırtına ve raf kenarına işlenir. Yerine konmayan bir evrak böylece kısa sürede fark edilir. Etiket kodu değiştiğinde yerleşim planı da aynı gün güncellenir.

Birimlere Göre Arşiv Nasıl Bölümlenir?

Bölümleme, kurumun iş akışını izler. Muhasebe evrakı, insan kaynakları dosyaları ve teknik projeler ayrı ünitelerde toplanır. Her birim kendi raf sırasını bilir ve başka bölüme girmez. Ortak kullanılan sözleşme klasörleri ise odanın merkezine yakın bir üniteye alınır. Birim başına ayrılan kat adedi, o birimin yıllık evrak üretimiyle orantılı tutulur.

• Muhasebe biriminde klasör trafiği yoğun olduğu için orta katlar bu birime ayrılır
• İnsan kaynakları dosyaları erişimi sınırlı tutulan tek bir hatta toplanır
• Teknik proje ve büyük boy evrak için daha geniş kat aralığı planlanır
• Ortak sözleşme klasörleri tüm birimlerin ulaşabildiği orta üniteye konulur

Arşiv Odası Kurulumunda İzlenecek Sıra

Kurulum boş odada başlar. Eski dolaplar dışarı alınır ve zemin temizlenir. Galvaniz kaplı ünite parçaları duvar hattı boyunca sırayla dizilir. Montaj bittikten sonra klasörler eski düzenine göre değil, yerleşim planına göre yerleştirilir.

1. Oda ölçüsünü ve tavan yüksekliğini kaydedin, kat sayısını buna göre belirleyin
2. Klasör, evrak ve arşiv kutusu sayımını her birim için tamamlayın
3. Tekli ve birleşik ünite dağılımını duvar hattına göre plana çizin
4. Üniteleri arka hattan başlayarak kurun ve katları planlanan aralığa getirin
5. Etiketleri raf kenarına işleyin, ardından klasörleri birim sırasıyla yerleştirin

Yerleştirme bittiğinde kısa bir kontrol turu yapılır. Her raf katının planlanan klasör ve evrak içeriğiyle dolup dolmadığı görülür. Bir yıl sonra kapasite yetmezse aynı seriden ek ünite planlanabilir. Kontrol listesi arşiv sorumlusuna teslim edilerek düzenin sürekliliği sağlanır.

Sıkça Sorulan Sorular

Klasörler İçin Hangi Kat Aralığı Uygundur?

Klasör sırtı dik durduğundan kat aralığı, klasör yüksekliğinden birkaç santimetre fazla bırakılır. Bu boşluk, klasörü çekerken ve yerine koyarken el hareketini rahatlatır. Kat aralığı gereğinden geniş tutulursa dikey alan boşa gider ve toplam kat sayısı düşer. Uygulamada aralık, kullanılan klasör tipi ölçülerek kurulum planında belirlenir.

Arşiv Kutusu Ve Klasör Aynı Ünitede Saklanabilir Mi?

Saklanabilir, ancak ikisinin aynı raf katında karıştırılmaması önerilir. Klasörler dik, arşiv kutuları yatay durur ve iki grubun istediği kat aralığı farklıdır. Kutular dolu haldeyken ağırlık kazandığı için alt seviyelere alınır. Klasör katları göz hizasına yakın bırakılır. Böylece hem erişim hızlanır hem de yük altta toplanır.

Arşiv Odasında Hangi Evrak Üst Katlara Yerleştirilir?

Üst raf katları, yılda birkaç kez açılan eski evrak için ayrılır. Kapanmış yıllara ait muhasebe klasörleri ve saklama süresi uzun kayıtlar buraya alınır. Günlük işleyişte kullanılan klasörler üst seviyeye çıkarılmaz, çünkü her erişim basamak gerektirir. 6 ve 7 katlı ünitelerde bu ayrım daha belirgin planlanır.

Birim Bazlı Arşiv Bölümlemesi Neden Gerekir?

Bölümleme, evrakı arayan kişinin hangi üniteye gideceğini baştan bilmesini sağlar. Muhasebe, insan kaynakları ve teknik birim kendi raf sırasında çalışır, klasörler birbirine karışmaz. Ortak kullanılan dosyalar merkezi bir üniteye alınır. Birim bazlı kurgu, yıllık sayım ve arşiv temizliği sırasında da işi kolaylaştırır.

*advertorial